PORTICA liefert Logistik nach Maß für die öffentliche Verwaltung

Kempen. PORTICA unterstützt nun auch öffentliche Verwaltungen mit perfekt passenden Logistikprozessen.

Der Dienstleister übernimmt für verschiedene Ministerien einer Landesregierung das Einlagern von Informationsmaterialien und realisiert deren Versand. Gleichzeitig können die Ministerien alle Prozesse individuell, komfortabel und rechtssicher steuern.

Bei den Informationsmaterialien handelt es sich um Medien wie Broschüren, Poster und DVDs, welche interessierte Bürger überwiegend kostenlos über einen Webshop ordern können. Ebenso dazu gehören Materialien für Schulen und Kulturinstitutionen, die in größeren Mengen für den Unterricht bzw. Veranstaltungen benötigt werden. Bei der Ausführung der Bestellungen kommen das Warenwirtschaftssystem PORTICA erp und PORTICA isa zum Einsatz. isa steht für Integrated System Administration und ist eine Systemlösung, mit der die Verantwortlichen in den Ministerien Artikel- und Anwenderdaten einfach anlegen und pflegen sowie individuelle Prozesse im Zusammenhang mit den Bestellungen umsetzen können.

Konkret werden die Ministerien mit aktuellen near-time Daten aus PORTICA erp versorgt. Dabei handelt es sich vor allem um Auftragsübersichten inklusive Track-and-Trace-Daten. Abhängig von Faktoren wie der Adresse oder der Bestellmenge benötigen die Bestellungen zusätzliche Freigaben durch Ministeriumsmitarbeiter. Die Mitarbeiter können dann komfortabel einzelne Aufträge freigeben, stornieren oder die Mengen ändern und den Besteller dementsprechend informieren. Je nach Handlungsschritt werden unterschiedliche Lieferscheintexte erstellt: Die freigebende Person kann aus Text-Bausteinen auswählen oder einen Freitext verfassen. PORTICA druckt die individuellen Lieferscheine und legt sie der jeweiligen Bestellung bei. Marie Smets, Teamleiterin Professional Services bei PORTICA, ist zufrieden: „Wir haben genau die individuellen Prozesse mit einem sehr komplexen Rechtesystem im Hintergrund umgesetzt. Trotzdem ist das System bedienungsfreundlich und leicht verständlich, sodass es bereits nach einer kurzen Schulung intensiv genutzt worden ist.“ Dabei befolgt PORTICA sehr hohe Anforderungen bezüglich des Datenschutzes basierend auf der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung.

Das Fulfillment der bestellten Informationsmaterialien erfolgt mit unterschiedlichen, jeweils optimal passenden Kommissionierungsverfahren und auf die am besten geeignete, portooptimierte Versandart(zum Beispiel auch als Bücher- und Warensendung). Darüber hinaus beliefert PORTICA die Ministerien im Rahmen von Messen und Veranstaltungen auch selber mit Informationsmaterialien sowie Messeausstattungen. „Wir sind stolz darauf, dass wir nun auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung zeigen können, dass wir hochindividuelle, maßgeschneiderte Prozesse zu sehr günstigen Kosten umsetzen“, so das Fazit von Martin Wielens, Gesamtleiter Vertrieb bei PORTICA.